代議員会は各句会の幹事や役員など４６名が参加して行われました。開会に先立って３名の会員物故者に黙禱をささげました。 はじめに河瀬代表による開会挨拶があり、コロナ禍の中句会の運営に当たる句会幹事を労りました。
つづいて〈議事の部〉に入り、第１号議案令和２年度事業報告(案)として勝浦句会統括より３８句会の会員状況や会計状況についての報告がありました。
令和２年度は、コロナ禍の影響で中止もしくは通信句会への切替えを余儀なくされた運営の難しい年度であり、かつ会員数（１８６名）、句会参加者数（延べ５７２名）がともに減少した年度でした。
十周年実行委員会各委員より十周年事業（「季語別選集」の発行（小林）、「爽樹の理念」のリーフレット発行（河瀬）、「爽樹」創刊十周年記念俳句コンクール（一瀬）、「爽樹」創刊十周年記念特集号の発行（一瀬）及び「爽樹」創刊十周年記念俳句大会（赤池）の報告がありました。
「季語別選集」はＡ６判３０６ページの小冊子で、先師小澤克己の句６３１句及び会員のうち１６８名からの５，１３３句が掲載されています。
「俳句コンクール」は会員年数の短い会員に作品１０句の部を設けたところ２９名の応募があり、作品２０句の部には３３人の応募がありました。
「俳句大会」には１３７名、２７４句の応募がありました。
また、「爽樹」創刊十周年記念事業基金として会員等１７６名から１４５万３千円の寄付が集まったとの報告（港）がありました。
港会計担当より第２号議案令和２年度決算報告(案)、第３号議案十周年事業収支決算報告(案)について説明があり、黒岩会計監査人よりそれぞれの会計監査報告がありました。
以上を諮り、全会一致で可決されました。
第４号議案令和３年度事業計画(案)として、河瀬代表より活動方針が、斉藤企画運営担当より事業計画が説明されました。計画では、令和2年度にできなかった吟行俳句大会（９月・川越）、新年会並びに新年俳句大会・句集出版記念祝賀会（１月・川越）、令和２年度の十周年記念俳句大会に続きテーマ別俳句大会「遊びを詠む」を行うとの説明がありました。なお、バスを使用する研修旅行と竹寺俳句大会は提案されませんでした。
つづいて、第５号議案令和3年度収支予算(案)について港会計担当より説明がありました。
以上を諮り、全会一致で可決されました。
第６号議案規約改正(案)について勝浦幹事長より拡大役員会（役員・理事・顧問）に更に選者を加えるとの説明があり、諮ったところ全会一致で可決されました。
つづけて〈報告の部〉に入り、河瀬代表より報告１役員会運営状況、報告２研修部関連状況、報告３結社・出版社交流状況、報告４外部俳句大会への投句の勧めの報告がありました。
さらに、勝浦ホームページ委員長より報告５ホームページのリニュ―アルについて報告がありました。
３０分の休憩をはさんで出席者全員による〈意見交換の部・司会港、赤池〉に移りました。
８０分に及ぶ話し合いが行われましたが、その中で、句会では俳句の批評だけでなく基本的な知識の誤りについても遠慮なく指摘をお願いしたいという意見や他の句会に出られるよう文書で勧めてほしいとの要望などが出されました。
文書による通知は出さないものの相互の句会参加はこれまでも認められているとの回答がありました。
最後に松本副編集長による閉会の辞により代議員会は終了しました。
意見交換会の発言の様子
以上
写真提供；齊藤博之 文責：勝浦敏幸